GLOSARIO

ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquiera época y en cualquiera soporte, incluidos los informáticos.

ARCHIVO DE OFICINA: Es aquel formado por los documentos que generan o recibe una oficina como consecuencia de la actividad que le fue encomendada, y que son conservados en ella mientras tengan vigencia administrativa. Temporalmente suele corresponder de 0 a 5 años.

ARCHIVO INTERMEDIO: Esta formado por los documentos que no tienen utilidad administrativa, pero que siguen conservando un valor jurídico o fiscal. Hasta que pasan definitivamente al Archivo Histórico, sufren un proceso de selección, donde se destruyen aquellos documentos que no tienen valor para ser conservados. Los documentos aquí conservados suelen estar depositados de 5 a 30 anos.

ARCHIVO HISTÓRICO: Está formado por documentación inactiva, seleccionada por su valor informativo, histórico o cultural. Los documentos se conservan de forma definitiva garantizando su integridad para generaciones futuras.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas por las que progresivamente pasa el documento desde que se produce en el Archivo de Oficina, pasa al Archivo Intermedio, se eliminan o conservan y pasan al Archivo Histórico.

CLASIFICACIÓN: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Instrumento de consulta que refleja la organización física e intelectual del fondo documental y aporta los datos esenciales para esa organización.

DESCRIPCIÓN: Conjunto de trabajos de archivación encaminados a obtener la información contenida en los documentos, permitiendo su localización y acceso. Existen diferentes tipos de instrumentos de descripción : inventarios, catálogos , índices, etc.

DOCUMENTO: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquiera otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidos en cualquier soporte material, incluso en soportes informáticos (Ley del Patrimonio Histórico Español)

DOSSIER: Conjunto de documentos agrupados en razón de su afinidad temática sin que respondan a una norma de procedimiento.

EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

EXPURGO: Eliminación planificada de documentación, que carece de valor testimonial, histórico o cultural para ser conservadas. Normalmente esta eliminación suele corresponder a la segunda edad del documento (Archivo Intermedio) donde el documento ya perdio toda su utilidad administrativa.

FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos o de series generadas por cada un de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.

FUNCIÓN: Conjunto de competencias homogéneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuación administrativa de los poderes públicos.

HOJA DE TRANSFERENCIA: Documento normalizado que acompaña a cada transferencia, en el que se describen los documentos que se trasladan de una fase a otra del sistema de Archivos.
Debe contener los siguientes datos mínimos:
· Nombre del organismo remitente y del servicio productor.
· Firma del Archivo remitente.
· Breve descripción de los expedientes.
· Fechas extremas.
· Accesibilidad.
· Código del Cuadro de Clasificación.
· Estado de conservación.
· Valoración documental (expurgable o no)
· Firma del Archivo receptor, etc.

RECORD MANAGEMENT O GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Aspecto de la administración general relacionada con la búsqueda de la economía y eficacia en la producción, mantenimiento y uso final de los documentos.

REGISTRO: Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control.