CAPÍTULO II. Do ingreso e saídas extraordinarias dos documentos

Artigo 5º.-Ingresos ordinarios: transferencias.

1. Os distintos servicios e dependencias municipais deberán remitir o Arquivo os expedientes e documentos xa tramitados de máis de cinco anos. Nos supostos de documentación moi consultada, o arquiveiro e o responsable da unidade productora poderán acordar a súa permanencia nesta última por un prazo de tempo maior.

2. Os envíos produciranse cunha periodicidade e condicións establecidas entre o Arquivo e o xefe de servicio.

3. Os expedientes e demais documentos que se remitan ó Arquivo, independentemente do seu soporte material, deberán ser sempre orixinais e non reproduccións, fotocopias ou semellantes.

4. Toda a documentación transferida o Arquivo deberá ser remitida en perfecto estado, foliada, ordenada e separadas a distintas series documentais. Deberá ser acompañada das correspondentes Follas de Remisión de Fondos, ditos impresos serán subministrados polo Arquivo, cumprimentados por triplicado e asinados polo responsable do servicio ou funcionario no que se delegue. Así mesmo, os documentos e rexistros transferidos en soportes audiovisuais, electrónicos ou informáticos, deberán acompañarse igualmente das correspondentes Follas de Remisión, así como os pertinentes signos de autenticación e validación, segundo se regula no artigo 45 da Lei 30/1992, e RXAP e PAC.

5. Unha vez cotexada a Folla de Remisión coa propia documentación polo arquiveiro, devolverase á unidade administrativa que realizou a transferencia, un dos tres exemplares asinado polo arquiveiro e coas anotacións e rectificacións pertinentes.

6. O arquiveiro poderá rexeitar, mediante escrito motivado dirixido á unidade que realizou a remisión, as transferencias que non cumpran os requisitos sinalados.


Artigo 6º.-Ingresos extraordinarios.

1. Os ingresos extraordinarios no Arquivo, é dicir, aquelas que non proceden dos diferentes órganos ou dependencias do Concello, xa sexan por doazón, compra, legado ou depósito, requirían acordo formal do órgano competente segundo a norma vixente.

2. O Concello procurará a través destes ingresos extraordinarios, a recepción, recuperación ou adquisición de fondos documentais e bibliográficos de importancia para o coñecemento da realidade presente ou pasada do Concello.

3. Tódolos ingresos, ordinarios (transferencias) ou extraordinarios, quedarán rexistrados no Libro de Rexistro de entrada de fondos documentais.

Artigo 7º.- Saídas extraordinarias de documentos

Só en casos excepcionais poderán saír os documentos do Arquivo (independentemente do préstamo ás distintas administracións públicas especificados no artigo 12 a) apartado 1), establecéndose previamente a duración, condicións de seguridade e garantías que se consideren necesarias. Os casos concretos no que poderá contemplarse estas posibilidades son:

a) Para microfilmar ou realizar outro tipo de reproducción que non sexa posible facer no Arquivo.
b) Para a restauración de documentos.
c) Para a encadernación de determinados fondos.
d) Para a súa exhibición en exposicións e mostras de carácter cultural organizadas por institucións públicas ou privadas.

Baixo ningún concepto, a saída de documentación do Arquivo, nos casos sinalados ou en outras que podan xurdir, poderán facerse sen o informe do arquiveiro e a autorización expresa, e por escrito, do alcalde. No informe do arquiveiro, dirixido ó alcalde, debe expresarse, obrigatoriamente, a causa de saída, o prazo de tempo que estará a documentación fora do Arquivo e o responsable, persoa física ou xurídica, que se faga cargo da custodia da documentación. No caso de aprobarse a saída da documentación, o arquiveiro estenderá a correspondente Acta de préstamo. No momento en que se reintegre ó Arquivo ós documentos, o arquiveiro estenderá un Acta de devolución e notificarase ó alcalde do Concello.