CAPÍTULO V. Do acceso e servicio dos documentos:Préstamos e consultas

Artigo 12º.-Acceso

1. Tódalas persoas teñen dereito á consulta libre e gratuíta dos documentos custodiados no Arquivo Municipal, e obter información sobre o contido dos mesmos sen máis limitacións que aquelas determinadas pola lexislación vixente.

2. O Arquivo Municipal estará aberto durante o horario de traballo do persoal das dependencias municipais. Non se servirá documentación media hora antes do seu peche.

3. As modalidades de acceso á documentación depositada no Arquivo Municipal estableceranse segundo o tipo de usuarios:

a) A Administración.
b) Os concelleiros.
c) Os cidadáns.
d) Os investigadores.
A) A administración: préstamo e consultas.

A Administración, tanto local como automática, central ou xudicial, ten acceso directo ós documentos do Arquivo Municipal sen outras limitacións que as derivadas da conservación e salvagarda da documentación, atendendo ó establecido pola Lei 7/1985, do 2 de abril LBRL, o Regulamento de Organización, Funcionamento e Réxime Xurídico das Entidades Locais, e a Lei 30/1992, do 26 de novembro de RXAP e PAC e as directivas europeas.

As modalidades de acceso por parte da Administración son o préstamo e a consulta.

A1) Préstamo dos documentos á Administración.

- Exclusivamente ó propio Concello, aínda que será permitido o préstamo, debidamente xustificado, a outras Administracións Públicas ou ó Tribunais de Xustiza trala autorización do alcalde e unha vez emitidos os correspondentes informes este e do arquiveiro. De toda a documentación remitada ós Tribunais do Concello, deixarase copia autorizada ou fotocopia compulsada no Arquivo, segundo o regulado no artigo 171.2 do RD 2568/1986.

- As peticións de préstamos, por parte dos servicios e dependencias do Concello, realizaranse a través dunha Folla de Préstamo triplicada facilitada polo Arquivo na que constarán tódolos datos relativos á descrición do documento solicitado, data de préstamo, e datos de identificación e sinatura do solicitante.

- Tódolos préstamos realizados quedarán anotados no Libro Rexistro de Préstamos do Arquivo, no que por cada unidade documental quedarán asentados os seguintes datos: número de orde de saída, identificación do solicitante, identificación da unidade documental, data de saída e data de devolución.

- O solicitante será responsable único e directo da conservación da documentación unha vez que saia do Arquivo e mentres non se devolva.

- O préstamo dos documentos terá un prazo máximo de 30 días. A documentación ten que ser devolta ó Arquivo no prazo de tempo establecido. No caso de necesidade do servicio, poderase renovar o préstamo mensualmente o tempo que sexa necesario e sempre que sexa debidamente xustificado ó arquiveiro.

- En caso de superarse este prazo, o arquiveiro municipal comunicará ó alcalde e ó secretario municipal as infraccións que se están pruducindo para que os documentos sexan reintegrados inmediatamente ó Arquivo e se adopten as medidas que se consideren oportunas contra os responsables das citadas infraccións.

- Trala devolución do documento poderase esixir ó arquiveiro a devolución dun dos exemplares orixinais da Folla de Préstamo coa data de devolución, sinatura do arquiveiro e selo do Arquivo. Esta folla asinada e rubricada será a única proba válida para xustificar a devolución da documentación.

- O devolverse ó Arquivo a documentación obxecto de préstamo, os servicios e dependencias municipais deberán facelo mantendo as mesmas caracterísicas, ordenación, constitución interna e externa, limpeza e condicións na que estaban cando lles foron facilitados, evitando a incorporación de calquera elemento engadido que poda afectar á conservación dos documentos. Así mesmo, non serán admitidos novos documentos engadidos a un expediente obxecto de préstamo, posto que os procedentes do Arquivo son por definición expedientes resoltos ou concluídos. Os documentos mencionados deberán por si mesmos constituír un novo expediente ó que se debe engadir as referencia.