GLOSARIO

ARQUIVO: Conxunto orgánico de documentos producidos e/ou recibidos no exercicio das súas funcións polas persoas físicas ou xurídicas, públicas ou privadas de calquera época e en calquera soporte, incluidos os informáticos.

ARQUIVO DE OFICINA: É aquel formado polos documentos que xenera ou recibe unha oficiña como consecuencia da actividade que lle foi encomendada, e que son conservados nela mentras teñan vixencia administrativa. Temporalmente sole corresponder de 0 a 5 anos.

ARQUIVO INTERMEDIO: Esta formado polos documentos que non teñen utilidade administrativa, pero que siguen conservando un valor xurídico ou fiscal. Ata que pasan definitivamente ó Arquivo Histórico, sufren un proceso de selección, onde se destrúe aqueles documentos que non teñen valor para ser conservados. Os documentos eiquí conservados solen estar depositados de 5 a 30 anos.

ARQUIVO HISTÓRICO: Esta formado por documentación inactiva, seleccionada polo seu valor informativo, histórico ou cultural. Os documentos consérvanse de forma definitiva garantindo a súa integridade para xeraciónes futuras.

CICLO VITAL DO DOCUMENTO: Etapas pola que progresivamente pasa o documento dende que se produce no Arquivo de Oficina, pasa ó Arquivo Intermedio, elimínanse ou conservan e pasan ó Arquivo Histórico.

CLASIFICACIÓN: Operación intelectual que consiste no establecemento das categorías e grupos que reflexan a estructura orgánica e/ou funcional do fondo.

CADRO DE CLASIFICACIÓN: Instrumento de consulta que reflexa a organización física e intelectual do fondo documental e aporta os datos esenciais para esa organización.

DESCRICIÓN: Conxunto de traballos arquivísticos encamiñados a obter a información contida nos documentos, permitindo a súa localización e acceso. Existen diferentes tipos de instrumentos de descrición : inventarios, catálogos , índices, etc.

DOCUMENTO: Toda expresión en linguaxe natural ou convencional e calquera outra expresión gráfica, sonora ou en imaxén, recollidos en cualquera soporte material, incluso en soportes informáticos (Ley del Patrimonio Histórico Español)

DOSSIER: Conxunto de documentos agrupados en razón da súa afinidade temática sen que resposten a unha norma de procedemento.

EXPEDIENTE: Unidade documental formada por un conxunto de documentos xerados orgánica e funcionalmente por unha oficina productora na resolución dun mesmo asunto.

EXPURGO: Eliminación planificada de documentación, que carece de valor testimuñal, histórico ou cultural para ser conservadas. Normalmente esta eliminación sole corresponder á segunda edade do documento (Arquivo Intermedio) onde o documento xa perdiu tódala súa utilidade administrativa.

FONDO DOCUMENTAL: Conxunto de documentos ou de series xeradas por cada un dos suxeitos productores que conforman a estructura dun organismo no exercicio das súas competencias.

FUNCIÓN: Conxunto de competencias homoxéneas que delimitan cada un dos grandes campos de actuación administrativa dos poderes públicos.

FOLLA DE TRANSFERENCIA: Documento normalizado que acompaña a cada transferencia, no que se describen os documentos que se trasladan dunha fase a outra do sistema de Arquivos.
Debe conter os seguientes datos mínimos:
- Nome do organismo remitente e do servicio productor.
- Signatura do Arquivo remitente.
- Breve descrición dos expedientes.
- Datas extremas.
- Accesibilidade.
- Código do Cadro de Clasificación.
- Estado de conservación.
- Valoración documental (expurgable ou non)
- Signatura do Arquivo receptor, etc.

RECORD MANAGEMENT OU XESTIÓN DE DOCUMENTOS: Aspecto da administración xeral relacionada coa búsqueda da economía e eficacia na producción, mantemento e uso final dos documentos.

REXISTRO: Documento sobre o que se plasma a acción administrativa e xurídica de control da expedición, saída, entrada e circulación dos documentos. É un instrumento de control, normalmente en forma de volume que contén a inscrición, xeralmente numerada en orde cronolóxico, de informacións consideradas de suficiente interese como para ser exacta e formalmente asentadas. Estas informacións solen proceder directamente dos actos administrativos ou de actos administrativos xa reflexados en outros documentos ós que xurídicamente o rexistro pode sustituir.

SERIE DOCUMENTAL: Conxunto de documentos producidos por un suxeito no desenvolvemento dunha mesma actividade administrativa e regulamentado pola mesma norma xurídica e/ou procedemento.

TIPO DOCUMENTAL: Unidade documental producida por un organismo no desenvolvemento dunha competencia concreta, regulamentada por unha mesma norma de procedemento e cuio formato, contido e soporte son homoxéneos.

TRANSFERENCIA: Traslado de fraccións de series documentais dunha fase a outra de Arquivo, unha vez que se cumpriron os prazos establecidos.

UNIDADE DOCUMENTAL: Elemento indivisible dunha serie documental que pode estar constituido por un só documento ou por varios que formen un expediente.